Data Ganda di Microsoft Excel

Duplikasi data atau data ganda adalah kondisi dimana satu atribut memiliki dua atau lebih nilai yang sama. Penyebab dari data ganda ini bisa terjadi karena kesalahan pengguna atau juga karena system validasi yang kurang dalam suatu aplikasi pengolahan data.

Data ganda bisa menyebabkan membengkaknya memori yang digunakan dalam file penyimpan data. Selain itu data ganda juga akan bisa membuat inkonsistensi data jika salah satu data pada data ganda diubah.

Microsoft Excel sebagai salah satu aplikasi pengolahan data menyediakan fitur agar pengguna aplikasi ini mudah menemukan dan menghapus data ganda yang ada dalam suatu table data dengan cepat. Tidak hanya itu, Microsoft Excel juga menyediakan fitur Data Validation untuk mencegah pengguna aplikasi dari menginput data ganda.

Mencegah Data Ganda Di Microsoft Excel

Fitur Validasi Data di Microsoft Excel memungkinkan untuk mencegah kamu dari menginput data ganda. Kamu Cuma perlu memberikan pengaturan Data Validation pada range atau kolom yang merupakan field uniqe atau field yang tidak boleh memiliki data ganda.

Cara mengatur Data Validation untuk mencegah data ganda :

Pilih salah satu cell dari kolom yang kamu inginkan tidak ada data ganda. Sebagai contoh saya akan menggunakan data di bawah. Saya akan mencegah pengguna menginput NIPD ganda. Jadi saya pilih cell A3
Pilih tab Data lalu klik Data Validation, maka akan muncul jendela Data Validation
Pada jendela Data Validation atur seperti pengaturan berikut :

Klik Tab Setting
Pada kolom Allow pilih Custom
Kemudian masukkan formula berikut : =COUNTIF($A:$A;A3)<2 ke dalam text box. $A:$Aadalah kolom atau range yang saya cegah adanya data ganda, sedangkan A3 adalah salah satu cell yang ada dalam kolom $A:$A.

Setelah memberi pengaturan validasi pada salah satu cell (dalam contoh saya pilih Cell A3) maka langkah selanjutnya adalah Copy cell A3 lalu blok kolom $A:$A (kolom NIPD) kemudian paste dengan Paste Special dengan menekan tombol Ctrl+Alt+V lalu pilih Validation.
Klik tombol OK dan Selesai, sekarang kamu tidak akan bisa memasukkan data yang sama di kolom NIPD. Dan setiap kamu mencoba menginput data ganda maka akan muncul pesan seperti gambar di bawah.

Mencari Data Ganda di Excel

Jika pada suatu tabel tidak diatur data validasi yang baik sehingga terdapat banyak data ganda. maka fitur Confitional Formatting akan sangat membantumu dalam melakukan pekerjaan ini. Fitur ini memungkinkan kamu dapat mencari dan menemukan data ganda hanya dengan beberapa langkah saja

Cara menemukan data ganda menggunakan Conditional Formatting :

Blok kolom atau range yang ingin kamu cari data ganda.
Pilih Tab Home, Klik Conditional Formating lalu pilih Highlight Cells Rule kemudian pilih Duplicate Values.
Pilih pengaturan tampilan warna font dan cell data ganda pada Value With lalu klik OK.

Menghapus Data Ganda di Excel

Jika untuk mencegah data ganda Microsoft Excel menyediakan fitur Data Validation dan untuk melihat data ganda menyediakan fitur Conditional Formatting, maka untuk menghapus data ganda kamu bisa menggunakan fitur Remove Diplicates. Fitur ini memungkinkan kamu dapat menghapus data ganda dengan cepat meskipun dalam jumlah yang banyak.

Untuk menghapus data ganda menggunakan fitur Remove Duplicates kamu bisa ikuti langkah-langkah berikut :

Klik cell di manapun di dalam tabel data.
Klik Tab Data kemudian klik Remove Duplicates.
Pada jendela Remove Duplicates pilih kolom yang ingin kamu cari data ganda. Excel akan menghapus data jika semua data pada kolom yang terpilih sama. Jadi jika kamu memilih satu kolom saja maka data yang sama pada kolom terpilih akan terhapus dan dijadikan satu data saja meskipun data pada kolom lain berbeda. Contoh :

Jika kamu memilih semua kolom
maka baris yang terdeteksi sebagai data ganda adalah baris 4 dan 6 seperti gambar di bawah yang ditandai dengan garis hijau.
Jika kamu hanya memilih kolom NIPD saja.
Maka baris yang terdeteksi sebagai data ganda adalah baris yang 4, 6 dan 8.